Matcheis : un nouveau logiciel pour optimiser le jumelage mentors / mentorés !

Après une année « test » avec 8 binômes, notre client souhaitait développer son programme de mentorat avec 35 binômes.
Concrètement : 35 mentors, 35 mentorés, 70 dossiers de recrutement à analyser pour constituer tous les binômes en même temps… Un véritable casse-tête.

Le défi du jumelage en « promotion »

Constituer des binômes en cohorte (tous en même temps, avec autant de mentors que de mentorés) ajoute une contrainte forte : il ne s’agit pas seulement de faire quelques bons matchs, mais de s’assurer que l’ensemble des participants soit correctement jumelé.

Deux approches classiques montrent vite leurs limites :

Les logiciels de mise en relation “au fil de l’eau”

Ils créent d’abord les meilleurs matchs possibles, puis laissent les profils restants se jumeler entre eux. Résultat :

• très bons jumelages pour les premiers,
• binômes mal assortis pour les derniers, voire sacrifiés….

Le jumelage manuel “à la main”

Le pilote lit tous les dossiers mentors et mentorés, essaie de mémoriser les profils, jongle avec les contraintes…
Les premiers jumelages sont faciles, mais on finit souvent avec quelques binômes qui n’ont quasiment rien en commun, sans parler des contraintes supplémentaires :

• “je souhaite une mentore femme”,
• ne pas appartenir à la même direction ou au même service,
• localisation, etc.

Notre réponse : Matcheis

Pour faire face à cette difficulté, nous avons développé Matcheis (www.matcheis.com), une plateforme qui permet d’assurer le meilleur jumelage possible au global pour tous les participants d’une même promotion.

Notre ambition est simple : réaliser le jumelage « optimal » de 2 à 200 binômes de façon simple et avec des critères de choix suffisants riches, le tout à partir des fiches de recrutement complétées par chaque mentor et mentoré.

Comment ça marche concrètement ?

1. Le pilote configure le programme

Pour chaque programme, le pilote

• construit sa fiche de recrutement pour les mentorés en fonction des objectifs d’apprentissage, par exemple :
• Développer mes capacités managériales
• Préparer mon projet professionnel
• Mieux connaitre l’entreprise
• Construit en parallèle une fiche pour les mentors, en définissant leurs capacités à transmettre sur ces mêmes dimensions.
• définit les critères importants de réalisation comme : l’appartenance à une entité différente ou/et à une même région, etc.

2. Les candidats remplissent leur fiche en ligne

Une fois les fiches créées, le pilote invite mentors et mentorés à se connecter sur www.matcheis.com avec leurs identifiants.

Le remplissage du questionnaire est volontairement simple et rapide :

• questions à choix multiples,
• échelles de 1 à 9,
• réponses oui / non.

Sur le tableau de bord, chaque fiche passe du rouge au vert dès qu’elle est complétée. Le pilote voit immédiatement qui relancer.

3. Matcheis calcule le meilleur jumelage global

Lorsque tous les mentors et mentorés ont rempli leur fiche, le pilote lance le matching en un clic.

En quelques secondes, Matcheis :

• calcule le jumelage optimal en tenant compte de tous les critères définis,
• équilibre la qualité des matchs pour tous les binômes de la cohorte (et pas seulement pour les premiers).

Le résultat est restitué sous forme d’un fichier Excel (.xls), directement exploitable pour la communication des binômes et le suivi du programme.

4. Un algorithme scientifiquement comparé

L’algorithme d’optimisation utilisé a fait l’objet d’une comparaison scientifique avec plusieurs autres algorithmes.
Cette démarche permet de garantir un véritable “optimum global” : chaque binôme est le meilleur possible compte tenu de l’ensemble des contraintes et de tous les participants.

En résumé, Matcheis permet de…

• Simplifier une phase clé et délicate des programmes de mentorat : le jumelage.
• Gagner du temps :
  • sur la collecte des données (questionnaires en ligne),
  • sur le traitement et l’appariement (matching automatisé).
• Optimiser le jumelage de 2 à 200 binômes :
  • de façon simple,
  • avec des critères de choix riches et adaptés à chaque programme.
• Adapter les questionnaires aux objectifs du programme et aux profils des mentorés.
• Automatiser le jumelage grâce à un algorithme puissant, qui vise le meilleur matching possible pour l’ensemble de la promotion.

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